Net zoals bij het vinden van een secretaresse die bij je op kantoor zit kijk je natuurlijk bij je eerste Virtual Assistant (VA) ook naar haar vaardigheden en werkervaring. Bij het vinden van een VA komt echter nog iets meer kijken. Hieronder vind je een aantal tips.

Wat wil je dat je VA voor je doet?

Stel jezelf daarbij een aantal vragen.

  • Wat zijn in jouw ogen de werkzaamheden waar het om gaat.
  • Heb ik iemand nodig die dichtbij is of kan het ook overal zijn
  • Is het nodig regelmatig overleg in persoon te hebben of kan het ook via telefoon of skype

Bij een VA ga je ervan uit dat locatie geen issue is, een VA kan immers alle reguliere secretaresse taken van je overnemen behalve je koffie zetten. Aan wat voor werkzaamheden kun je denken: bijvoorbeeld  je agenda inplannen, e-mail afhandelen, de telefoon opnemen, brieven schrijven, reispapieren in orde maken en dingen uitzoeken. Toch kan het een keuze zijn een VA te zoeken bij jou in de buurt, dat zorgt er echter wel voor dat je minder keuze hebt.

Maak een vergelijking

Niet elke VA doet haar werk op dezelfde manier. Maak een lijst met alles wat je wilt laten doen en vraag de VA’s de vragen te beantwoorden. Hierin staat natuurlijk

  • een prijs of prijsstructuur
  • momenten van overdracht van werk
  • hoe houden jullie contact
  • op wat voor manier wordt het werk gedaan
  • welk werk wordt er gedaan

Kortom alles waar jij aan gedacht hebt, daarop wil je een antwoord zien.

Doe zelf onderzoek naar de VA

Check een LinkedIn profiel, een website, google of win in overleg een referentie in. Kijk of de werkervaring die je kunt vinden overeenkomt met jouw wensen.

Neem contact op met 2 of 3 van de VA’s

Kijk hoe de VA op je overkomt, is er een “klik”, vertrouw jij deze persoon met jouw business en andersom ben jij het soort klant waar de VA het mee kan vinden, het is tweerichtingsverkeer. Heeft de VA de vaardigheden die jij graag ziet, de juiste ervaring. De relatie die je met een VA hebt is anders dan de relatie die je met iemand hebt die bij je op kantoor zit. Het vertrouwen moet kloppen.

Stel een contract op voordat de werkzaamheden beginnen.

In dat contract staat wat jullie van elkaar verwachten, prijsafspraken, algemene voorwaarden van de VA, hoe jullie de privacy regelen. In principe levert de VA dit document aan en beide bewaren jullie een getekende overeenkomst. Vergeet de VAR verklaring en de kopie van het identiteitsbewijs niet.

Zorg ervoor dat je 100% vertrouwen hebt voor jullie samen starten

Begin vervolgens met werkzaamheden die nog niet zo bedrijfskritisch zijn om jullie onderlinge vertrouwen op te bouwen. Bouwt het vertrouwen zich op dan breid je de werkzaamheden uit.

Veel werkplezier gewenst!

 

Mocht je nog vragen hebben of heb je hulp nodig bij het vinden van de juiste VA neem je dan contact met me op?